W każdym przedsiębiorstwie istnieje dział kadr i płac. To właśnie tam nalicza się wynagrodzenie pracownikom oraz przechowuje ich akta osobowe. A jak wygląda to w praktyce?
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Akta osobowe pracowników zatrudnionych na umowę o pracę muszą być przechowywane w jednym miejscu. Nie dotyczy to osób, które są zatrudnione na umowy cywilnoprawne. Na dokumentację pracowniczą składają się dokumentacja osobowa (akta osobowe, rejestry, wykazy, ewidencje, kartoteki) oraz dokumentacja płacowa (dotycząca wypłacanego zatrudnienia). Dla każdego pracownika należy prowadzić osobną dokumentację. Ma to znaczenie w przypadku wystąpienia sporów między pracodawcą a pracownikiem. Warto pamiętać, że przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest koniecznością, która wynika z kodeksu pracy (art. 281 p. 7
Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.). Akta osobowe pracowników powinny być przechowywane w specjalnych teczkach. Można je kupić w sklepach z artykułami dla biur rachunkowych Dokumentacja musi znajdować się w miejscu, gdzie dostęp do niej będą miały tylko upoważnione osoby. Ważne jest to, że po wygaśnięciu stosunku pracy z danym pracownikiem, akta osobowe muszą być przechowywane jeszcze przez 50 lat. Nawet jeśli firma kończy działalność, dokumentację pracowniczą należy przekazać do prywatnej lub państwowej firmy zajmującej się przechowywaniem akt osobowych.
Jak wygląda dokumentacja osobowa?
Dokumentacja osobowa czyli akta osobowe składają się z 3 części - A, B i C. W części A znajdują się dokumenty związane z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie. Część B zawiera dokumentację wykazującą przebieg zatrudnienia. W części C przechowuje się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Dokumenty te powinny zostać ponumerowane oraz uporządkowane chronologicznie.
Każdy pracodawca zobowiązany jest prowadzić wykazy, ewidencje i rejestry. Na ewidencje składają się:
15-814 Białystok Generała Józefa Hallera 14C
+48 535 353 726
biuro@bialystokbiurorachunkowe.pl