Jak dobrze prowadzić kadry i płace?

W każdym przedsiębiorstwie istnieje dział kadr i płac. To właśnie tam nalicza się wynagrodzenie pracownikom oraz przechowuje ich akta osobowe. A jak wygląda to w praktyce?

Dokumentacja pracownicza - kto musi ją prowadzić?

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Akta osobowe pracowników zatrudnionych na umowę o pracę muszą być przechowywane w jednym miejscu. Nie dotyczy to osób, które są zatrudnione na umowy cywilnoprawne. Na dokumentację pracowniczą składają się dokumentacja osobowa (akta osobowe, rejestry, wykazy, ewidencje, kartoteki) oraz dokumentacja płacowa (dotycząca wypłacanego zatrudnienia). Dla każdego pracownika należy prowadzić osobną dokumentację. Ma to znaczenie w przypadku wystąpienia sporów między pracodawcą a pracownikiem. Warto pamiętać, że przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest koniecznością, która wynika z kodeksu pracy (art. 281 p. 7

Kadry i płace

Jak i gdzie przechowywać dokumentację pracowniczą?

Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.). Akta osobowe pracowników powinny być przechowywane w specjalnych teczkach. Można je kupić w sklepach z artykułami dla biur rachunkowych Dokumentacja musi znajdować się w miejscu, gdzie dostęp do niej będą miały tylko upoważnione osoby. Ważne jest to, że po wygaśnięciu stosunku pracy z danym pracownikiem, akta osobowe muszą być przechowywane jeszcze przez 50 lat. Nawet jeśli firma kończy działalność, dokumentację pracowniczą należy przekazać do prywatnej lub państwowej firmy zajmującej się przechowywaniem akt osobowych. 

Jak wygląda dokumentacja osobowa?

Dokumentacja osobowa czyli akta osobowe składają się z 3 części - A, B i C. W części A znajdują się dokumenty związane z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie. Część B zawiera dokumentację wykazującą przebieg zatrudnienia. W części C przechowuje się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Dokumenty te powinny zostać ponumerowane oraz uporządkowane chronologicznie.

Każdy pracodawca zobowiązany jest prowadzić wykazy, ewidencje i rejestry. Na ewidencje składają się: 


  • karty ewidencji czasu pracy
  • ewidencje pracowników, którzy pracują w warunkach szczególnie trudnych, za które przewidziany jest obowiązek opłacania składek na Fundusz Emerytur Pomostowych
  • ewidencje przydziału odzieży i obuwia roboczego, a także ekwiwalent za używanie swojej odzieży
  • rejestr wypadków przy pracy
  • rejestr przypadków chorób zawodowych lub podejrzeń o takie choroby
  • rejestr czynników szkodliwych występujących podczas pracy
  • rejestr prac wykonywanych w kontakcie z substancjami szkodliwymi dla zdrowia
  • rejestr pracowników pracujących w trudnych warunkach
  • wykaz prac lekkich wykonywanych przez młodocianych
  • wykazy prac wykonywanych w szczególnie trudnych warunkach lub w określonym tempie
  • wykaz prac niebezpiecznych, związanych z dużym wysiłkiem umysłowym lub fizycznym
  • wykaz stanowisk, na których wykonywane są prace o szczególnym charakterze
  • wykaz prac wykonywanych przez co najmniej 2 osoby
  • wykaz pracowników odpowiedzialnych za udzielanie pierwszej pomocy oraz wykonywanie działań w zakresie ewakuacji i gaszenia pożaru

Jak należy prowadzić płace w firmie?

Dla każdego pracownika pracodawca musi prowadzić imienną kartę wynagrodzenia. Dzięki temu można kontrolować realizację uprawnień pracowniczych zarówno jeśli chodzi o pracownika jak i jego pracodawcę. Na dokumentację płacową składa się ewidencja czasu pracy, która wykazuje w jakich godzinach podejmowana była praca, czy obejmowała ona noce i święta. Ponadto dzięki ewidencji wiadomo kiedy pracownik miał urlop lub był na zwolnieniu lekarskim. Oprócz tego dokumentacja płacowa zawiera imienną kartę wynagrodzenia pracowniczego za pracę oraz inne świadczenia. Ważną częścią dokumentacji płacowej jest karta wynagrodzeń pracownika. Może ona być uniwersalną kartą służącą do celów ubezpieczeniowych, podatkowych i emerytalno-rentowych. Dla każdego z tych świadczeń można też założyć osobną kartę. Pojedyncza karta zawiera dane z jednego roku kalendarzowego, jest podzielona na miesiące z sumowaniem rocznym. 

Sprawdź nasze ostatnie wpisy:

Kontakt

Adres:

15-814 Białystok Generała Józefa Hallera 14C

Numer telefonu

+48 535 353 726

E-mail:

biuro@bialystokbiurorachunkowe.pl

© Copyright 2019 Biuro Rachunkowe